La Clinique Clin d’œil s’engage, dans sa politique de confidentialité, à assurer la protection des renseignements personnels que vous lui confiez. Ces informations permettent à l’ensemble des équipes d’optométristes, d’opticiens, d’opticiennes et de personnel de soutien de La Clinique Clin d’œil de répondre à vos besoins en matière de soins oculo-visuels, de communiquer avec vous et de donner suite à vos demandes.

La Clinique Clin d’œil suit la politique de confidentialité suivante:

 

1. Ce que nous recueillons et les raisons pour lesquelles nous le faisons

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à récolter les informations personnelles de nos clients/patients. Ces informations sont essentielles afin de pouvoir les identifier et constituer leur dossier afin de bénéficier des services professionnels et des produits offerts.

Lors de votre visite à La Clinique Clin d’œil, vous consentez à notre politique de confidentialité en nous donnant volontairement, et selon le cas:

• Votre nom et votre prénom
• Votre date de naissance
• Votre adresse courriel
• Un numéro de téléphone
• Votre numéro d’assurance maladie
• Vos informations générales sur votre santé
• Vos traitements médicaux ou médicamenteux que vous pourriez suivre

Chaque client/patient est enregistré distinctement dans notre système de gestion.

Chaque renseignement personnel nous permet:

• De communiquer facilement avec vous et de vous envoyer de l’information comme des factures;
• De procéder aux réclamations à la RAMQ à la suite des services optométriques rendus;
• D’obtenir des informations sur la santé et des traitements en cours pour une meilleure compréhension de votre situation.

 

2. Comment nous les traitons

Une fois les informations recueillies, elles sont enregistrées dans notre système de gestion. Ensuite, ces informations sont imprimées sous forme d’étiquette patient pour être collées sur les feuilles d’examen de la vue et les commandes de produit. Elles sont également imprimées en partie ou en totalité sur les bons de commande de produit et les factures. Ainsi les renseignements transigent à la fois de manière numérique et sous format papier, et ce, pour une utilisation interne.

Dans le cas d’une commande de lentilles ophtalmiques, votre nom, prénom et numéro de téléphone apparaissent sur notre bon de commande envoyé à nos fournisseurs de lentilles ophtalmiques par courrier direct. Chacun d’eux possédant ses propres politiques et procédures à ce sujet, nous ne pouvons pas endosser la responsabilité de leurs mises en place et de leurs applications.

Dans le cas de demandes de références vers un hôpital ou un service en ophtalmologie, ces informations sont divulguées et transmises par fax ou par courriel afin de poursuivre votre prise en charge. Ces institutions, en dehors de La Clinique Clin d’œil sont également soumises à la même réglementation concernant la protection des renseignements personnels. Chacune d’elles possédant ses propres politiques et procédures à ce sujet, nous ne pouvons pas endosser la responsabilité de leurs mises en place et de leurs applications.

 

3. Comment nous les conservons

Tous les renseignements personnels sont enregistrés numériquement et sous format papier selon les besoins. Ainsi, les données numériques sont stockées dans un serveur local et à l’aide de la technologie infonuagique. Les dossiers format papier sont rangés et seuls les employés actuels de l’établissement de La Clinique Clin d’œil peuvent y accéder.

L’ensemble de nos professionnels de la vue, optométristes, opticiens, opticiennes et personnel de soutien sont soumis à une clause de confidentialité, à même leur contrat de travail, stipulant l’interdiction de reproduire, divulguer et s’approprier les renseignements personnels récoltés auprès de notre clientèle pour quelque raison que ce soit.

 

4. Quand et comment nous les détruisons

Les dossiers papiers sont détruits après une période de sept années d’inactivité, c’est-à-dire qu’aucun service en optométrie ou en optique, ni d’achat de produit a été rendu durant ces années. La destruction, à la suite de cette période, s’effectue conformément aux recommandations des différents ordres de nos professions: l’Ordre des optométristes du Québec et l’Ordre des opticiens d’ordonnance du Québec.

Pour le format numérique, le dossier client deviendra inactif. Les renseignements personnels seront archivés et non-utilisables jusqu’à ce qu’ils soient réactivés à la demande du client.

 

5. Maintenance du matériel informatique et des logiciels utilisés

Les mises-à-jour obligatoires de nos différents appareils informatiques et de nos logiciels ainsi que le service de maintenance externe pour ceux-ci, nous assurent les protections adéquates des données.

Pour plus d’informations:

Si vous avez des questions concernant notre politique, nous vous invitons à communiquer avec la personne responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, également chargée de veiller au respect de cette politique et des procédures impliquées.

Pour exprimer vos commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez communiquer avec:

 

Dr. Yann Perreault, optométriste

Responsable des technologies, de la politique de confidentialité
et des renseignements personnels de La Clinique Clin d’œil.

97, Place Bourget Nord
Joliette (Québec)  J6E 5E6

450 753-9222